Cała przygoda z X-mass Party dla Firmy Nest Bank rozpoczęła się 19.09 od klasycznego zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu na organizację eventu.
Przesłany Brief trochę nas zaskoczył, biorąc pod uwagę charakter wydarzenia, a mianowicie jednym z głównych punktów było tzw. Show Otwarcia, w którym udział mają wziąć prezesi banku.
Podeszliśmy do tematu bardzo kreatywnie, odchodząc w pierwszym etapie od utartych szlaków. Stwierdziliśmy, że znane obiekty na 1000 osób w Warszawie są mało atrakcyjne i wpadliśmy na pomysł, aby zorganizować wydarzenie w jeszcze wtedy nieotwartej Hali Gwardii gdzie motywem przewodnim byłaby historia bokserska i show w formie otwarcia znanego eventu jakim jest KSW.
Choć pomysł został wręcz pochłonięty na „tak” przez reprezentantów odpowiedzialnych za organizacje wydarzenia ze strony banku, to już przy dalszej analizie z zarządem stwierdzono, że jest to świetny pomysł, ale nie na spotkanie gwiazdkowe.
Nie poddając się zaczęliśmy mocno głowić się nie tyle już nad miejscem a nad show które było bardzo ważne dla klienta. Poszukiwaliśmy atrakcji, technologii czy efektów jeszcze nie używanych lub nieznanych w naszym kraju. Pomysłów było naprawdę wiele, lecz ostatecznie przez głosowanie ekipy produkcyjnej zdecydowaliśmy się na bardzo efektowne show z wykorzystaniem efektu 3D.
Wspomniany efekt 3D to bardzo pomysłowe wykorzystanie technologii multimedialnych takich jak ekrany diodowe oraz przednia projekcja na przezroczystym materiale niewidocznym dla oglądających.
Godziny projektowania z firmą techniczną oraz animacyjną pozwoliły nam zaproponować takie rozwiązanie, mieszcząc się jednocześnie w wyznaczonym budżecie.
Na spotkaniu z klientem przedstawiliśmy wraz z choreografem naszą wizję oraz przekonaliśmy o niepowtarzalności naszego pomysłu, co ostatecznie za skutkowało wyborem naszej Agencji w dniu 16.10
Od pierwszego dnia prace ruszyły pełną parą, cały zespół wiedział, że czasu jest mało a rzeczy do zrobienia wiele. Rozpoczęliśmy od spotkań z klientem i zebrania informacji od kluczowych osób na temat „jak widzą przedstawienie swojego działu” – show miało za zadanie pokazać czym się zajmuje odpowiedni pion banku a także uświadomić kto stoi na czele.
W międzyczasie została stworzona dynamiczna muzyka, a także rozpoczęły się prace choreografii nad artystycznym przekazem tanecznym podczas show.
Po zebraniu kompletu informacji od banku stworzyliśmy scenariusz oraz storyboard pokazu, przemieniając dość nudne informacje bankowe na elementy animacyjne połączone z choreografią tancerzy. Proces prac nad przekazem trwał wręcz do ostatnich chwil, nasz zespół grafików i tancerzy dostosowywał wszystkie poprawki klienta pod artystyczną formę przekazu. Mnóstwo roboczogodzin, zarwanych nocy, treningów a co najważniejsze wspólna praca ponad 30 osób produkcji pozwoliła na uzyskanie niesamowitego show, które przeszło najśmielsze oczekiwania klienta.
Show było bardzo ważne, ale nie mogliśmy zapomnieć o klimacie tego wydarzenia jakim było spotkanie świąteczne X-Mass Party. Na potrzeby tego wydarzenia Hala Expo, w której ostatecznie odbył się event została przeobrażona scenograficznie w klimatyczne miejsce świąteczne. Również w tym przypadku odeszliśmy od tradycyjnych dekoracji jak choinki, prezenty, kolorowe dekoracje. Biorąc pod uwagę bardzo technologiczne show otwarcia, użyliśmy technologii także przy scenografii – dzięki inteligentnemu oświetleniu pokryliśmy całe wnętrze hali strukturami oraz użyliśmy kolorystyki mrożonego niebieskiego, dzięki czemu uzyskaliśmy spektakularny efekt jak na lodowcu. Choinek nie mogło oczywiście zabraknąć lecz oprócz kilku śnieżnobiałych choinek użyliśmy również specjalnie zbudowanych form o wysokości 4 metrów, na których dzięki mappingowi wyświetlaliśmy świąteczne animacje. Dodatkowo w strefa gastronomiczna została zaprojektowana w stylu jarmarków bożonarodzeniowych z girlandami żarówkowymi nad gośćmi.
Czym by były prawdziwe święta bez smacznego jedzenia J – w tym przypadku również częściowo odeszliśmy od klasycznego cateringu. Na evencie stworzyliśmy dwie strefy gastronomiczne, pierwsza klasyczna z bemarami, daniami ciepłymi i zimnymi oraz druga w formie jarmarku świątecznego z budkami w formie streetfoodu.
Druga strefa okazała się niebywałym strzałem w przysłowiową dziesiątkę, goście bardzo docenili, że mogli zjeść coś innego niż klasyczny bufet świąteczny. Klient zdecydował się na cztery budki serwujące niestandardowe dania:
Stanowisko NESTKĄSKI – na którym goście mogli znaleźć 3 rodzaje tatara doprawianego według uznania, golonkę, kanapeczki (awanturki), kulebiak czy pieczony karp. Ponadto wanienki z lodem i butelkami do zakąski J
Stanowisko CHINESTOWN – tu skosztować można było rozmaite chińskie przekąski, czyli dim sumy, a także kaczkę po pekińsku w naleśnikach i makaron orientalny.
Stanowisko FASTNEST – amerykańska klasyka jak 2 rodzaje burgerów, fish&chips, 3 rodzaje hot-dogów.
Stanowisko FITNEST – Raj dla smakoszy sałatkowych. Wielki bar sałatkowy z niezliczoną ilością dodatków, sosów, a także 3 rodzaje tacos, humusy i żółte warzywne curry na ciepło.
Event dla 1000 osób to wyzwanie nie tylko kuchni, ale też dla barmanów J, aby uniknąć kolejek a także dla komfortu gości stworzone zostały aż 3 bary – główny bar o powierzchni prawie 70 m², na którym pracowało jednocześnie 10 profesjonalnych barmanów. Jego sercem był potężny ekran diodowy o średnicy 3,4 m oraz wysokości 5 m. Dodatkowo po bokach sceny goście mieli do dyspozycji dwa mniejsze bary, dzięki czemu od samego początku wydarzenia nie wystąpił praktycznie problem kolejek przy barze.
Opowiadać można by jeszcze wiele o szczegółach produkcyjnych, lecz reasumując najlepiej będzie podać liczby obrazujące ten wysiłek:
Produkcja Agencyjna: 5 osób.
Produkcja Animacyjna: 5 osób.
Produkcja Choreograficzna: 12 osób.
Produkcja Techniczna: 40 osób.
Produkcja Scenograficzna: 9 osób.
Produkcja Foto&Video: 5 osób.
Produkcja Realizacyjna: 12 osób.
Gastronomia: 80 osób.
Pracownicy inni: 15 osób.
Łącznie nad sukcesem projektu pracowały 183 osoby.
Sprzętowo:
120 m² ekranów diodowych
40 tysięcy ansi lumenów w projektorach
180 m kratownic
70 podestów scenicznych
130 urządzeń oświetleniowych
263 meble
450 m materiału
60 m² materiałów wykończeniowych i banerowych
120 kg drewna i sklejki