Dla magazynu PRESS Olga Krzemińska-Zasadzka opwiada jak wybrać profesjonalną Agencję Eventową.
Warto postawić na dobrego partnera, który posiada doświadczenie w organizacji eventów, dzięki któremu my osiągniemy cele i zrealizujemy biznesowe założenia. Nie macie pomysłu na firmowe spotkanie, z całą pewnością wspólnie z doświadczonymi Event Managerami wypracujemy najbardziej satysfakcjonujące Was rozwiązania. Przy wyborze agencji eventowej, która przygotuje nasze wymarzone firmowe spotkanie, absolutnie decydującym czynnikiem powinno być jej doświadczenie, referencje i pomysł na realizację.
Co Pani zdaniem decyduje o profesjonalizmie agencji eventowej: doświadczenie, zespół, współpracujące firmy itp. ?
Przygotowując oferty wielokrotnie spotykamy się z tym, że to cena odgrywa kluczową rolę, nie pomysł, nie doskonale przygotowane założenia, nie doświadczenie organizatora wydarzeń, a właśnie cena. Z doświadczenia wiemy, że nie zawsze jest do dobra droga, nie zawsze tańszy event oznacza lepszy. Przy wyborze agencji eventowej, która przygotuje nasze wymarzone firmowe spotkanie, absolutnie decydującym czynnikiem powinno być jej doświadczenie, referencje i pomysł na realizację. Myśląc o celach biznesowych, które mamy do osiągnięcia podczas realizacji konferencji, gali czy szkolenia, z całą pewnością, tylko wtedy gdy pracujemy z doświadczonym partnerem, możemy czuć się bezpiecznie. Tylko w jego rękach nasza realizacja ma szanse pełnego powodzenia. Doświadczona agencja eventowa sprawi, że będziemy mogli spać spokojnie.
Czemu? Z prostej przyczyny. Jej Event Managerowie przed spotkaniem z nami zrealizowali już dziesiątki, jeśli nie setki eventów opierających się o podobne założenia co nasz. Współpracowali z dziesiątakami podwykonawców i obiektów. Doskonale wiedzą kiedy, gdzie i z kim warto realizować firmowe imprezy. Zależy im na tym, żeby każdy kolejny event realizowany był jeszcze lepiej, z jeszcze większym rozmachem. Przerobili w swojej karierze mnóstwo styuacji kryzysowych, doskonale więc wiedzą na co uważać, czego nie organizować, co się pracownikom nie spodoba, a co ich zachwyci. Służą radą i pomysłami wtedy, kiedy sami nie wiemy, w którym kierunku iść w organizacji naszej firmowej imprezy. Nie warto stawiać na to, że zapłacimy mniej, jeśli przy okazji zaliczymy dziesiątki wpadek, pomyłek czy niedociągnięć. Warto postawić na dobrego partnera, który posiada doświadczenie w organizacji eventów, dzięki któremu my osiągniemy cele i zrealizujemy biznesowe założenia.
Bardzo ważnym kapitałem dla każdej agencji eventowej są ludzie. Project managrowie muszą dbać, aby każdorazowo organizacja danego przedsięwzięcia dla klienta była wykonana jak najbardziej profesjonalnie. Odpowiednie osoby na odpowiednich stanowiskach są kluczem do sukcesu dla firmy eventowej. Pojawia się przy tym pytanie, kogo zatrudnić do firmy o takiej specyfice? W roli specjalistów sprawdzą się osoby przebojowe, ale równocześnie dobrze zorganizowane, kreatywne i odpowiedzialne, mające szerokie horyzonty i sieć kontaktów biznesowych. Osoby zatrudnione w agencji eventowej powinny mieć dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne, powinny być komunikatywne, pomysłowe i odporne na stres, bowiem często przyjdzie im pracować pod presją czasu. Muszą umieć skupić się na priorytetach w pracy i być dyspozycyjni.
Na co klient powinien zwrócić uwagę przy wyborze agencji?
Po pierwsze ludzie zarządzający i pracujący w agencji. Należy zwrócić uwagę kim są, ile lat w branży, jakie projekty stworzyli.
Po drugie trzeba zwrócić uwagę kiedy Agencja powstała. Agencja Power powstała wiele lat temu z pasji do sportu i realizowania imprez firmowych na najwyższym poziomie. Nie bez powodu pierwszą nazwą (zmienioną w 2014 roku) było PowerSport. Jeszcze kilka lat temu trzonem działalności Agencji były wyjazdy narciarskie, dziś po wielu latach obfitujących w realizacje i zdobyte doświadczenia, jako Agencja Power organizuje konferencje, eventy firmowe, gale, pikniki i zagraniczne wyjazdy motywacyjne. W myśl zasady, że nie ma rzecz niemożliwych, z jednakowym zapałem i oddaniem realizuje spotkania firmowe dla 15 jak i 10 000 osób.
Po trzecie należy zwrócić uwagę na jakość i referencje. Najwyższa jakość zarówno w hotelu, jak i w plenerze, nad morzem czy w górach. W Polsce czy na świecie. Możliwości są nieograniczone, tak jak nieograniczona jest kreatywność pracowników agencji, dla których praca jest przede wszystkim pasją.
Po czwarte pomysł i kreacja. Nie macie pomysłu na firmowe spotkanie, z całą pewnością wspólnie z doświadczonymi Event Managerami wypracujecie najbardziej satysfakcjonujące Was rozwiązania.
Po piątek program. Dobra agencja eventowa potrafi stworzyć program, który wydobędzie z ludzi to, co najlepsze. Kiepska – zmarnuje pieniądze i przygotuje wyjazd, w czasie którego wszyscy się po prostu upiją.
Po szóste kasa. Dobra agencja eventowa dopasuje się do budżetu, zaproponuje parę możliwości cenowych.
Po siódme: Nagrody i wyróżnienia: dobra będzie ich miała całe półki, zła nie poszczyci się nawet w udziale w konkursach.
Po ósme wiarygodność a w nim m.in.: czy firma istnieje, czy ma osobowość prawną, czy nie ma jej w KRD, czy posiada aktualną stronę internetową uwzględniająca realizacje już wykonane, czy w internecie są o niej opinie i jakie.
Na ile ważne jest portfolio agencji, kiedy decyduje? Może przykład waszej realizacji, która jest “ważna, reprezentacyjna” i dlaczego?
Porfolio Agencji ważne jest przy przetargach w których można startować z doświadczeniem w podobnych organizowanych imprezach, w których przyznawane są punkty za doświadczenie, a także przy dużych wydarzeniach, w których Klient zastanawia się czy dana Agencja sprosta przygotowaniu danego wydarzenia.
W naszym portfolio najcenniejsze są realizacje trudne logistycznie. Piknik na 10.000 osób przygotowany w 2 tygodnie od momentu podpisania umowy, przy którym pracowało 660 osób, mający ok 30 stanowisk warsztatowych, 30 stanowisk „dmuchańców” i cały harmonogram wydarzeń na scenie i po za nią ze ścisła współpraca medialną na pewno jest jednym z nich.
Innym jest wyjazd zagraniczny motywacyjny dla kluczowych dystrybutorów, w którym synchornizowaliśmy udział osób z 5ciu krajów. Mieli oni dotrzeć na początek rejsu i wydarzenia w Hiszpanii na Volvo Ocean Race, w którym brała udział damska załoga Klienta.
Musieliśmy zsynchronizować się z organizatorem wydarzenia Volvo Ocean Race by dystrybutorzy zobaczyli wydarzenie rozpoczęcia rejsu, a także zorganizować inne atrakcje, które dopełnią temu wspaniałemu wydarzeniu. Ważnymi wydarzeniami cyklicznymi i trudnymi logistycznie w naszym porfolio były wydarzenia motoryzacyjne, w którym luksusowe marki motoryzacyjne przemierzają przez całą Polskę biorąc udział w rozmaitych check-poitach i zaliczając kolejne zadania by wieczorem dotrzeć na metę i brać udział w evencie wieczornym. Parę dni pracy dzień i noc kilkudziesięciu osób oraz miesiące przygotowań przed sprawiały, że benzyna w naszych żyłam płynęła zamiast krwi, a adrenalinę do tej pory wspominamy.
To właśnie takie kluczowe realizację często pokazują obszary, w których specjalizuje się dana agencja i jak dużym wzywaniom może sprostać.
Jakie są najczęstsze błędy organizatorów przetargów na event, czego klienci powinni unikać, co powinni w briefie zawrzeć?
Najczęstszym błędem Klientów jest wysyłanie zapytań do zbyt dużej ilości agencji, zamiast spokojnie zorientować się w rynku i wysłać zapytanie do maks 5 ciu agencji, które najlepiej zajmą się przygotowaniem oferty. Innym częstym błędem zbyt późne wysyłanie zapytań ofertowych, niejasne procedury przetargowe, uchylanie się od terminów płatności, wykorzystywanie pomysłów, wykreowanych przez inne agencje i realizowanie ich we własnym zakresie.
W briefie powinny się znaleźć takie informacje jak: opis grupy docelowej, jej wiek, podział na płeć, informacja czy to pracownik czy Klient. Bardzo ważne jest określenie jaki cel jest wydarzenia, informacje co i czy firma miała już organizowane wcześniej dla tej grupy i kiedy, informację o zakwaterowaniu np. preferowany standard Hoteli, jak daleko od siedziby, ile pokoi jedynek trzeba przewidzieć, czy Klient już ma swoje pomysły, które chciałby zrealizować podczas eventu/wyjazdu. Fajnie jest podać ramy czasowe wyjazdu, rodzaj transportu jakim Klient chciałby się przemieszczać, czy są jakieś preferencje żywieniowe i alkoholowe.
źródło: magazyn PRESS.pl