Organizujemy imprezę firmową – organizacja i terminy: ścieżka krytyczna, arkusze operacyjne – scenariusz imprezy, data imprezy, miejsce imprezy, kontakty, przejazd, parking, informacje o sali.
1.Ścieżka krytyczna
■Niezbędne jest ciągłe monitorowanie czy wszystko postępuję zgodnie z planem
■Zespół projektowy powinien trzymać się wcześniej podjętych ustaleń
■Stworzenie ścieżki krytycznej to jedno z pierwszych działań ,jakie należy podjąć po tym ,jak zdecydowaliśmy się organizować imprezę
■Ścieżkę krytyczną tworzymy ,otwierając kalendarz i zaczynamy przesuwać się wstecz od daty imprezy, patrząc co i kiedy ma być wykonane
2.Arkusze operacyjne ‐ scenariusz imprezy
■Arkusze operacyjne powinny zaczynać się od „arkuszy kontaktowych” zawierających wszystkie nazwiska, numery telefonów, faksów , adresy e‐mail
■Arkusz powinien tworzyć główny koordynator imprezy
■Arkusz –scenariusz imprezy krok po kroku dokładnie opisuje co będzie dział o się na imprezie ,wszystko jest dokładnie wyszczególnione
■Praca z arkuszami operacyjnymi zmniejsza margines błędu i redukuje obszary nieobjęte planem i liczbę spraw ,które mogą zostać pominięte
3.Wybór daty imprezy
■Zanim ostatecznie wybierzemy datę imprezy dokładnie sprawdźmy :
‐ Ważniejsze święta państwowe
‐ Święta religijne
‐ Ferie szkolne
‐ Długie weekendy
‐ Wydarzenia sportowe
‐ Inne specjalne wydarzenia
‐ inne
4.Miejsce imprezy
a)Warunki jakie musi spełniać miejsce imprezy
■Zaczynając planowanie imprezy ,rozpocznijmy od przeglądu wszystkich jej elementów
■Sporządźmy listę potrzeb, która pozwoli nam wyobrazić sobie poszczególne fazy przygotowań i da pełny obraz ,tego co powinno być uwzględnione
■Tabela może zostać rozesłana do poszczególnych obiektów, które bierzemy pod uwagę ,czy będą w stanie spełnić nasze oczekiwania
b) Hotele i Centra Konferencyjne
Wybierając miejsce na imprezę w Hotelu lub Centrum Konferencyjnym musimy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
■Od której godziny będziemy mieć dostęp do obiektu i czy jest to wystarczająca ilość czasu aby przygotować imprezę ?
■Czy będziemy musieli zapewnić ekipę sprzątającą po imprezie ?
■Jak jest prawnie dopuszczalna liczba osób w danym pomieszczeniu ?
■Jakie są ograniczenia dotyczące hałasu w danym obiekcie ?
■Jakie jest potrzebne ubezpieczenie aby chroniło organizatora, uczestników imprezy, obiektJakie są ograniczenia np. czy jest to budynek zabytkowy ?
■Czy jest odpowiednia widoczność na sali np. filary, kolumny, brak zasłon w oknach ,złe oświetlenie, złe ustawienie miejsca prelekcji itp.?
■Gdzie znajdują się kuchnie ( przeszkadzające zapachy z kuchni )?
■Jaka wydajność kuchni ,czy są wstanie dobrze obsłużyć taką ilość osób?
■Czy jest wystarczająca ilość toalet i gdzie się znajdują?
■Parking –czy jest wystarczająca ilość miejsc parkingowych?
■Jakie jest doświadczenie personelu?
■Czy obiekt organizował imprezy o tej randze ?
■Jak wielka jest szatnia ?
■Jakie są przepisy bezpieczeństwa i przeciwpożarowe, jakie zezwolenia są potrzebne dla organizatora a jakie dla obiektu ?
c) Namioty
Przy rozważaniu wielkości namiotu na imprezę ,na jedną osobę powinno przypadać 7 metrów kwadratowych powierzchni podłogowej. Zapewni to wszystkim odpowiednią ilość miejsca, zwłaszcza wtedy ,gdy będą złe warunki atmosferyczne
Toalety przenośne na imprezie plenerowej ‐ idealnie 1 toaleta na 75 gości
5.Kontrakty
■Oprócz kopi wszystkich zezwoleń na miejscu imprezy ,zawsze trzymajmy przy sobie kopie wszystkich podpisanych kontraktów i główna korespondencje na wypadek, gdyby powstały sporne kwestie
■Posiadanie wszystkich papierów na miejscu pozwoli nam od razu zająć się takimi sprawami
6.Autokary
■Szukajmy sprawdzonej firmy transportowej
■Zawsze żądajmy bezpośredniego kontaktu telefonicznego z kierowcami autokarów
■Podajemy dyspozytorowi i kierowcom kontakt do osoby odpowiedzialnej za logistykę imprezy w tym transport uczestników
■Wynajmując autokary sprawdźmy gdzie znajduję się parking autokarowy, ile ma miejsc parkingowych ,ile kosztuje i nie zapomnijmy uwzględnić to w kosztorysie w pozycji wynajem autokaru.
■Wynajmując autokar musimy jasno określić jak długo autobus ma być do naszej dyspozycji i czy jest wymagany ewentualny nocleg dla kierowców.
■Pamiętajmy o sytuacji awaryjnej – zepsuty autobus : czy przewoźnik jest na to przygotowany?, w jakim czasie podstawi zastępcze auto?
7.Parking
■Sprawdźmy jaki jest najbliższy parking
■Jak daleko jest usytuowany od miejsca imprezy
■Ile jest miejsc parkingowych
■Jak jest opłata
■Do kogo należy parking i czy jest bezpieczny
■Godziny otwarcia i zamknięcia parkingu
■Czy można wydzielić strefę do parkowania tylko dla naszych gości
■Czy można wynegocjować specjalne ceny dla parkujących gości
■Czy na miejscu będzie osoba ,która pokieruje gości na nasze miejsca parkingowe
■Jak będzie oznaczona strefa naszego parkowania
■Czy na parkingu jest wydzielona strefa dla limuzyn VIP‐ów
8.Parking dla VIP –ów
■Możemy uzgodnić z hotelem gdzie odbywa się nasza impreza ,że samochody prezesa i wyższych rangą dyrektorów zostaną odprowadzone na postój przez pracownika parkingu lub zostaną zaparkowane bezpośrednio przy głównym wyjściu.
■Dobrze jest znać numery rejestracyjne pojazdów VIP‐ów, żeby nie doszło do pomyłek
■W razie oficjalnej gali z udziałem osobistości publicznych należy uzyskać zezwolenie na parkowanie na ulicy i wynająć policję ,która będzie wszystko nadzorować
■Policjanci powinni mieć listę głównych gości wraz z numerami rejestracyjnymi ich samochodów.
■Sprawdźmy czy uzyskanie takiego pozwolenia leży po stronie organizatora czy właściciela obiektu
9.Wynajmując sale na naszą imprezę musimy zadąć sobie następujące pytania:
■Jakie są wymiary sali ?
■Jaka jest wysokość sufitu? Wysokość sufitu odgrywa bardzo ważną role we wszystkich obliczeniach dotyczących budowy sceny. Zalecana minimalna wysokość dla projekcji tylniej to 7 m
■Jak jest widoczność na sali ?
■Czy powierzchnia może ograniczyć nam budowę sceny ?
■Czy lokal ma swoją scenę ?
■Czy lokal dysponuje swoim sprzętem do efektów specjalnych ?
■Czy w ramach imprezy będą rozdawane słuchawki do tłumaczenia ?
■Czy będziemy organizować prezentacje audiowizualna ?
■Czy sprzęt audiowizualny będzie z przodu sali i jaki będzie sposób mocowania ( projektor na suficie ?)
■Czy potrzebujemy wynająć sale na próby ?
■Jakie jest oświetlanie ? Możliwości montażu dodatkowego oświetlenia
■Czym pokryta jest podłoga w sali?
■Jaka jest akustyka sali ?
■Czy sale są blisko ciągu komunikacyjnego ? przeszkadzający hałas ?
■Jakie przepisy przeciwpożarowe obowiązują na sali ?
■Czy właściciel obiektu wyraża zgodę na efekty specjalne ( np. dymy ? co wiąże się z wyłączeniem sytemu przeciwpożarowego )
■Czy na miejscu jest do naszej dyspozycji tzw. osoba techniczna ,która w razie awarii np. prądu szybko usunie awarie.
■Niezbędny jest bezpośredni kontakt telefoniczny do takiej osoby