W tym artykule dowiesz się o organizacji konferecji prasowej – o czym warto pamiętać, jak profesjonalnie zorganizaować konferencję prasową, co powinieneś/naś zrobić przed, w trakcie i po konferencji, aby wydarzenie się udało.
Konferencja prasowa – lista to ‐ do
1. Określenie daty konferencji (bezpieczny czas 2‐4 tygodni wcześniej)
a. Sprawdzenie czy nie ma kolizji (Prelegenci, inne wydarzenia w tym samym czasie, święta narodowe)
2. Sala
a. Znalezienie
b. Sprawdzenie (wygląd, nagłośnienie, elementy przeszkadzające, możliwość ustawienie bez konfliktu ze spóźnionymi, bądź osobami, które będą musiały wcześniej wyjść) – przed rezerwację
c. Ustalenie ustawienia
d. Ponowne sprawdzenie – dzień przed konferencją (lub w sam dzień konferencji)
3. Catering
a. Właściciel sali, czy zewnętrzny?
b. Wycena
c. Ustalenie menu
d. Potwierdzenie ilości osób (najlepiej na 1‐2 dni przed; liczba przewidywana + ok. 10%)
4. Opracowanie programu konferencji
5. Opracowanie potencjalnie niewygodnych pytań i odpowiedzi
6. Zaproszenia dla dziennikarzy
a. Pomysł
b. Zlecenie/zamówienie (graficzne, gadżety, opakowanie)
c. Wysyłka
7. Lista mediów
a. Znalezienie dziennikarzy zainteresowanych „naszym tematem” (nie tylko nazwisko, ale także mail, telefon)
b. Wysyłka zaproszeń
c. Tzw. follow‐up (telefony z pytaniem, czy zaproszenie dotarło, czy będą obecnie na konferencji) – po wysyłce zaproszeń
d. Follow‐up powtórny (w tygodniu przed konferencją)
8. Materiały prasowe – przygotowanie i złożenie/nagranie
a. Teczka firmowa
b. Informacja prasowa
c. Tzw. backgroung (rozszerzony materiał prasowy)
d. Inne potrzebne materiały
e. Sylwetki prelegentów
f. Płyta/Pendrive:
i. Elementy wydrukowane
ii. Elementy graficzne (logoty, zdjęcia prelegentów, projekty, wizualizacje, itp. – rozdzielczość 300 dpi)
iii. Pliki dźwiękowe dla radia
iv. Wizualizacje dla telewizji
g. Sprawdzenie ilości
9. Krótko przed:
a. Sala (jw.)
b. Catering (jw.)
c. Sprawdzenie materiałów prasowych
d. Przygotowanie (briefing Prelegentów i Prowadzącego; przede wszystki w kwestii niewygodnych pytań!)
e. Przygotowanie tzw. koziołków
f. Opcjonalnie ‐ „dekoracja” sali (plakaty, standy, naklejki na laptopa, itp.)
g. Wybór osoby dokumentującej (fotograf, kamerzysta, itp.)
10. Konferencja:
a. Przygotowanie recepcji dla dziennikarzy
b. Opieka nad Prelegentami (także pilnowanie ustalonego czasu)
c. Umożliwienie ew. kontaktu dziennikarze‐prelegenci
d. Przewidywanie nieprzewidzianego
11. Krótko po:
a. Przesłanie materiałów do nieobecnych dziennikarzy
b. Monitoring mediów
12. Ocena i wnioski
Żródło: organizacja-eventow.com.pl