W ubiegłym tygodniu naszą uwagę zwrócił felieton opublikowany na portalu Meetingplanner.pl przez Rafała Mielczarka, reprezentującego dział zakupów firmy Carlsberg (Meetingplanner.pl, „Gra się toczy o jakość i ryzyko”, Rafał Mielczarek, dział zakupów Carlsberg, 16.10.2015).
Tekst dotyczy – mówiąc wprost – terminów płatności za usługi eventowe oraz kwestii zaliczkowania zlecanych projektów, Autor jednak prostemu dość mechanizmowi nadaje nieco inną perspektywę, dzielenia się pomiędzy klientem a agencją kosztami za ponoszone ryzyko. Oczywiście, w biznesie, w którym odroczone płatności są codziennością kwestie podziału ponoszonego ryzyka są nieuniknione, jednak jesteśmy przekonani, że meritum problemu jest gdzie indziej.
Jako przedstawiciele Stowarzyszenia Branży Eventowej, które powstało z myślą o edukacji i profesjonalizacji branży, rozumianej zarówno jako przedstawiciele agencji, podwykonawców i lokalizacji, jak i drugiej strony medalu, czyli zleceniodawców, czujemy się w obowiązku skomentować wspomnianą wypowiedź przedstawiciela Carlsberga. Nasze Stowarzyszenie dokłada wszelkich starań, aby dbać o interesy wszystkich stron kontraktów dotyczących usług eventowych. Jesteśmy przekonani, że służy to zarówno branży, jak i jej klientom. Za cel stawiamy sobie rozwiązywanie najbardziej palących problemów branżowych i poszukiwanie najbardziej optymalnych rozwiązań w obliczu wyzwań, które codziennie stawia przed nami nasza działalność. A zatem, reprezentując Stowarzyszenie Branży Eventowej czujemy się niejako wywołani do odpowiedzi. Mamy nadzieję, że zarówno felieton przedstawiciela firmy Carlsberg, jak i kolejne pojawiąjące się ze strony branży eventowej odpowiedzi na niego – bo wierzymy, że nasz nie będzie jedynym – będą pretekstem do otwarcia dialogu na temat warunków współpracy, roli działów zakupów w negocjacjach cen usług eventowych oraz warunków płatności i przyczyni się do wypracowania rozwiązania, które będzie przejrzyste, a zarazem korzystne dla obu zainteresowanych tematem stron.
Zacznijmy od dość krzywdzącego dla branży eventowej, przytoczonego przez Autora felietonu argumentu, jakoby negocjowanie przez agencje przedpłat było sygnałem dla zleceniodawców do wzmożonej nieufności względem kondycji finansowej agencji. Biorąc pod uwagę istotny fakt, że nieczęsto (jeśli w ogóle) spotykamy się z praktyką odchodzenia od przedpłat przez hotele i firmy cateringowe, ciężar poniesienia kosztów elementów eventów, które z reguły stanowią lwią część budżetu całego przedsięwzięcia spada na agencję. Pamiętając o tym, że nawet największe agencje eventowe to nadal firmy z sektora MŚP (liczą bowiem z reguły między kilka a kilkanaście, rzadziej kilkadziesiąt osób), mamy do czynienia z sytuacją, w której małe firmy finansują, czy kredytują korporacyjnych gigantów. Dla firm z sektora MŚP utrzymanie płynności finansowej zawsze będzie stanowić niepomiernie większe wyzwanie, niż dla firm dużej wielkości, a w szczególności z sektora produkcji. Fakt, iż agencje eventowe są firmami usługowymi nie ułatwia im zadania. Dlatego argument płynności finansowej jako ten, który ma decydować o wiarygodności firmy uważamy za chybiony i wręcz niesprawiedliwy wobec praktycznie całego polskiego rynku eventowego. Oczywiście, produkty finansowe oferowane przez banki pomagają w radzeniu sobie z tą sytuacją, są one jednak dość kosztownym luksusem dla agencji. Przyznajemy, że z rozwiązaniem, w którym agencja przedstawia dwa różne kosztorysy – mniejszy bez zaliczkowania i większy, uwzględniający koszt kredytowania klienta – jest opcją, z którą nie mieliśmy jeszcze okazji się spotkać i pozwalamy sobie mieć obawę, że żaden z działów zakupów na ponoszenie takiego dodatkowego kosztu zgody nie wyrazi. Gdyby jednak miało być inaczej, pomysł z pewnością stałby się ciekawą alternatywą dla zaliczkowania oraz rozwiązaniem dla problemu długich terminów płatności, przynosząc korzyści obu stronom kontraktów.
Autor felietonu zwraca również uwagę na to, że stosowane niegdyś wysokie przedpłaty doprowadziły do dużego rozdrobnienia eventowego rynku, co może odbijać się na wiarygodności finansowej mniejszych firm. Z przedpłat korzystają zarówno mniejsze, jak i duże (jak na warunki rynku eventowego) firmy, a realia są takie, że faktycznie mocno rozdrobniony jeszcze kilka lat temu rynek został już poddany automatycznej weryfikacji i samoregulacji, nie tylko z powodów związanych z płynnością finansową, ale przede wszystkim oferowaną jakością. Większe firmy, które mogą sobie pozwolić na zatrudnianie działów kreacji, dedykowanych producentów, własnych działów graficznych itd. prędzej czy później będą górą nad działającymi w pojedynkę freelancerami, czy mniejszymi agencjami. To naturalny proces. Z kolei najlepsi spośród mniejszych urośli do tego stopnia, że dzięki rosnącym możliwościom stają już w szranki z największymi graczami tego rynku i z powodzeniem mogą z nimi konkurować. My, jako Stowarzyszenie Branży Eventowej, z całą mocą popieramy inicjatywy start up’owe doświadczonych event managerów i z zadowoleniem obserwujemy rosnącą konkurencję. Przecież to właśnie tworzenie nowych firm i miejsc pracy jest motorem napędowym naszej branży, a także całej gospodarki naszego kraju i dalecy jesteśmy od rekomendowania doświadczonym uczestnikom rynku szukania sobie na siłę miejsca w większych agencjach.
Najbardziej jednak w omawianym felietonie uderza ton, z którego można wywnioskować (obyśmy się mylili), że klienci korporacyjni traktują agencje trochę jak zło konieczne: niezgoda na branie na siebie pełnego ryzyka, brak gwarancji, oferowanie „kota w worku”. Praca w branży eventowej jest niezwykle wymagająca, klienci i rynek weryfikują jakość oferowanych przez agencje usług i de facto kształtują niejako dalsze losy agencji, decydując się na realizację kolejnych projektów z daną firmą i rekomendując jej usługi, bądź tego nie robiąc. Każda poważnie podchodząca do swojej pracy agencja czy osoba o tym wie i będzie dokładać wszelkich starań, by zaoferować najlepszą możliwą usługę. Rzeczywiście, event jest usługą, której specyfika praktycznie uniemożliwia pokazanie go klientowi na próbę. Posiłkujemy się zatem wizualizacjami, szczegółowymi scenariuszami, a także referencjami z wcześniejszych realizacji. Agencjom jednak równie mocno zależy na wysokiej jakości oferowanych usług i adekwatności proponowanych na etapie ofertowania rozwiązań do efektu finalnego, bo jest to podstawą ich biznesu.
Na koniec warto podkreślić, że usługa eventowa ze wskazanych wyżej powodów jest dość specyficzna i różni się znacząco od innych produktów i usług zamawianych przez działy zakupów. Dopóki ich przedstawiciele nie wykażą zrozumienia dla specyfiki eventów, branży eventowej i reprezentujących ją firm, proces negocjacji warunków zakupu będzie trudny dla obu stron. Mimo, że Autor felietonu nie dostrzega sensu w dyskusjach i poszukiwaniu satysfakcjonujących dla wszystkich rozwiązań, sugerując konieczność dzielenia się ryzykiem, które dla niewielkich firm eventowych stanowi zawsze nieproporcjonalnie większe wyzwanie, my jesteśmy zdania, że wysiłki mające na celu wypracowanie wspólnych i korzystnych dla wszystkich standardów jest uzasadnione i ma sens. Omawiany felieton jest dla nas na to szczególnym dowodem. Apelujemy zatem o wyrażenie swojej opinii również do innych przedstawicieli rynku eventowego, bo okazuje się, że być może nasz głos jest nadal zbyt słabo słyszalny po stronie klienckiej. Wierzymy, że możliwe jest wypracowanie rozwiązań, które będą umożliwiały podział kosztów i wiążącego się z tym ryzyka w sposób proporcjonalny, możliwy do udźwignięcia dla obu stron, pamiętając o naturalnych uwarunkowaniach biznesowych każdej z nich.
Zarząd Stowarzyszenia Branży Eventowej